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Online-Meetings richtig planen und vorbereiten - So geht's!

Sie kennen das sicherlich: Ihre Geschäftspartner oder Kollegen sind derzeit nur schlecht zu erreichen oder sind Corona-bedingt im Homeoffice. Präsenzmeetings können schlichtweg nicht durchgeführt werden. Insbesondere bei der Organisation von großen Projekten wird dies oft zum Problem

online meetings planen

 

Da bleibt nur ein Ausweg: das Online-Meeting

Generell unterscheiden sich Online-Meetings kaum von einem Treffen in der realen Welt.

Es gibt einen „Virtuellen Raum“ (das Besprechungszimmer) einen Organisator (Veranstalter) und die entsprechenden Teilnehmer. Nur beim Besprechungskaffee ist jeder für sich selbst verantwortlich.  Viele haben die Erfahrung gemacht, dass Kollegen und Teilnehmer von Online Meetings sich durchaus anders verhalten, als bei einem Treffen Face to Face.

Doch wie können Sie sich richtig auf ein Online-Meeting vorbereiten? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sich in vier Schritten Ihr Online-Meeting planen und vorbereiten können:

 

1. Planen Sie Ihr virtuelles Meeting 

Planen Sie nur erforderliche Besprechungen

Besprechungen sollten einem Zweck dienen. Wenn Sie einfach eine kurze E-Mail senden oder ein Problem auf eine andere, weniger zeitaufwendige Weise lösen können, lassen Sie Ihr Team nicht die Zeit damit verbringen, ein ganzes Meeting durchzusitzen.

Laden Sie nur notwendige Teilnehmer ein

Ebenfalls sollte Ihre Besprechung nur diejenigen Personen umfassen, die für das Gespräch tatsächlich wichtig sind. Wenn Sie jemanden einladen, für den die Informationen nicht wirklich relevant sind, verschwenden Sie nur dessen Zeit. Zumal es beim virtuellen Meeting nicht einmal realen Kaffee gibt. 

 

2. Präsentation vorbereiten 

Egal ob Sie Keynote, Powerpoint oder Ähnliches verwenden, in Video-Konferenzen sind die Grundregeln der Präsentation besonders wichtig:

  • Wenig Text auf einer Folie
  • Klare Schrifttypen
  • Deutlich visualisierte Strukturierung der Gliederungsebenen.
  • Nummerierte Folien
  • Ruhiger Hintergrund
  • Keine komplexen Animationen
  • Ruhender Mauszeigern - Das Herumkurven auf den Folien lenkt ab

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3. Vorbereitung auf Ihr virtuelles Meeting 

Agenda vorgeben 

Geben Sie eine klare Agenda vor, auf die sie während der Videokonferenz immer wieder Bezug nehmen und versenden Sie diese rechtzeitig an die Teilnehmer. Idealerweise können Sie die Agenda auch visuell in dem Online-Meeting präsentieren. Behalten Sie während der gesamten Besprechung die Agenda und die Uhr im Auge, um die Besprechung, wie angekündigt zu beenden.

Prüfen der Technik

Bevor eine Video-Konferenz startet, sollte Sie sicherstellen, dass Sie sich auch wirklich mit der Technik auskennen. Nichts ist peinlicher, wenn der Gastgeber oder Moderator eines Online-Meetings ständig herumfriemelt, wahllos Fenster auf dem Desktop öffnet etc. Ähnlich störend ist es, zu spät in ein Meeting zu kommen, weil man die Technik nicht kennt. Checken Sie vor dem Meeting, ob Sie an alles gedacht haben: 

  • Gelangen Sie wirklich in den Online-Meeting-Raum?
  • Ist die Internet-Anbindung (Bandbreite) gut genug?
  • Funktionieren Software, Webcam Micro und Lautsprecher problemlos?

Sorgen Sie dafür, dass alle Materialien, die Sie verwenden möchten, bereitgestellt sind. Hierzu empfiehlt sich ein temporärer Ordner auf ihrem Desktop, in welchem alle Dokumente abgelegt sind.

Störfaktoren eliminieren

Dies ist hier genauso wichtig wie bei persönlichen Treffen. Vermeiden Sie Unterbrechungen oder andere Störfaktoren. Informieren Sie Dritte, dass Sie in einem Meeting sind, um nicht gestört zu werden. Schalten Sie Ihr Handy vor der Besprechung auf stumm. Das klingelnde Mobiltelefon ist während einer Videokonferenz genauso ein "Meeting Killer" wie im Face to Face Meeting.

 

4. Hintergrund und Optik vorbereiten 

Wenn Sie Ihre Geschäftspartner sehen können, sollten Sie die bei der Arbeit übliche Business-Kleidung wählen, zumindest in den Körperzonen, die von der Webcam erfasst werden. Beim Sprechen sollten Gesten vermieden werden, die missverstanden werden könnten.

Zudem sollte die Kamera so aufgestellt sein, dass sie sich auf Augenhöhe befindet und Sie direkt in die Linse schauen. So fühlen sich die anderen Teilnehmer auch persönlich angesprochen. Achten Sie darauf, nicht „von oben herab“ zu wirken, wenn Sie am Laptop arbeiten. Legen Sie einfach 2-3 Bücher unter das Gerät um die Linse der Webcam auf Augenhöhe zu bringen. 

Ein aufgeräumter Schreibtisch, ein ansprechender Hintergrund und eine gute Ausleuchtung schaffen einen guten ersten Eindruck mit dem Sie im Video-Chat überzeugen.

Online-Konferenz vorbereiten

Fazit 

Um ein erfolgreiches Online-Meeting durchzuführen, sollten Sie sich so früh wie möglich mit den technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen auseinandersetzen. Ohne Vorbereitung und Prozesse, die Sie so effektiv wie möglich machen sollten, besteht die Gefahr, dass die Zeit der Teilnehmer verschwendet wird, ohne tatsächlich etwas Wertvolles zu erreichen. 

Auch Wir bei stelcon® setzen derzeit in unseren Beratungsgesprächen auf das Medium Online-Meeting, überzeugen Sie sich davon und vereinbaren Sie einen Beratungstermin.

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Ingo Töpfer

Autor: Ingo Töpfer

Ingo Töpfer ist seit 1993 in der Baustoffbranche tätig. Als Fachberater im Unternehmen Heidelberger Zement verantwortete er u.a. die Konzeption und den Vertrieb von Estrich und Betonflächen und beschäftigte sich mit der Baustoffentwicklung. Seit 2003 verstärkt er das Team der BTE stelcon GmbH als Produktmanager und Vertriebsleiter Bahnsysteme. Als Referent ist er auf div. Fachveranstaltungen u.a. bei Berufsakademien, Sachverständigenorganisationen, der Deutsche Bahn AG sowie beim Eisenbahnbundesamt unterwegs.
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