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Tipps für ein erfolgreiches Online-Meeting

Online-Meetings unterscheiden sich kaum von einem Treffen in der realen Welt. Online-Meetings mit Video-Chat bieten Ihnen gegenüber einem Telefonat oder einer Telefonkonferenz mit Kollegen oder Geschäftspartnern viele Vorteile:

Tipps für ein erfolgreiches Online-Meeting

Online-Meetings überzeugen mit weitaus mehr Kommunikationsdichte. Sie bieten den Teilnehmenden einen breiteren Kommunikationskanal. Dies merkt man schnell, wenn man auf die Gestik und Mimik des Gegenübers achtet. Beim Telefonat bleibt dies aus. Daneben bietet Ihnen Online Meetings den Vorteil, dass Sie komplett ortsunabhängig sind. Somit können Sie problemlos und flexibel mit Kollegen und Geschäftspartnern kommunizieren. 

Um ein Online Meeting erfolgreich zu moderieren und durchzuführen, haben Wir diese einfachen Tipps für Online-Meetings zusammengefasst: 

 

Pünktlichkeit

Wichtigstes Gebot ist wie überall im Business-Alltag die Pünktlichkeit. Unpünktlich zu sein, gilt nicht nur in Deutschland als grobe Unhöflichkeit, da man jemandem etwas stiehlt, das man nicht mehr zurückgeben kann: Zeit. Stellen Sie sicher, dass Sie sich pünktlich in das Meeting einwählen, idealerweise zwei, drei Minuten vor dem Start der Videokonferenz

 

Online Meetings erfolgreich moderieren 

Videochats sind deutlich „träger“ als normale Konferenzen. Daher ist die Moderation im Video-Chat stärker gefragt. Sprechen Sie Teilnehmende direkt an, stellen Sie Fragen, vermeiden Sie lange Monologe. Bitten Sie um redundante Beiträge.

Sind nicht alle Teilnehmer miteinander bekannt sollte der Moderator mit einer kurzen Vorstellung beginnen. Das schafft Bewusstsein, schließlich interagiert man nicht persönlich miteinander. 

Durchgreifen heißt es für den Moderator, wenn ein Teilnehmer einen endlosen Monolog halten will.

Wenn Sie an einem Online-Meeting telefonisch (ohne Videoübertragung) teilnehmen sollten Sie jedes Mal, wenn Sie das Wort ergreifen, gleich Ihren Namen nennen. Schließlich werden viele Teilnehmer die Stimmen nicht einfach zuordnen können.

 

Kein Multitasking

Vermeiden Sie es, während einer Videokonferenz andere Dinge nebenher zu erledigen, auch wenn Sie sich gerade nicht aktiv beteiligen. 

Übrigens: Auch, wenn Teilnehmer während eines Meetings essen, lenkt das die anderen ab und senkt die Meeting-Qualität. Bei einem realen Meeting kämen Sie ja auch nicht auf die Idee. Lassen Sie also die Brotzeit bis nach der Konferenz in der Tasche.

 

Aufräumen vor dem Desktop-Sharing

Wer in einem Online-Meeting seinen Desktop mit den anderen Teilnehmern teilt, sollte sicherstellen, dass auch der virtuelle Schreibtisch sauber und aufgeräumt ist. Unordentliche, unübersichtliche Desktops gehören nicht in ein professionelles Meeting.

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Mikro aus, Kamera an

Jedes Schnaufen und Räuspern wird lautstark übertragen, auch das Hundebellen oder die spielenden Kinder im Homeoffice. Verwenden Sie die Mute-Funktion, um so störende Hintergrundgeräusche in der Videokonferenz zu vermeiden. Das Einschalten des Mikrofons signalisiert dem Organisator, dass Sie etwas sagen möchten, es wirkt wie eine Wortmeldung. (nicht alle Chat-Programme verfügen über die Funktion „Handheben“)

Lassen Sie Ihre Kamera an. Es ist unhöflich, sich zu verstecken. Wenn Ihr Gegenüber Sie nicht sieht, weiß er auch nicht, ob Sie noch da sind oder sich gerade einen Kaffee holen. Bei einem realen Meeting würden Sie das ja auch erwarten.

Im Übrigen erreichen Sie durch das Ausschalten der Kamera bei schlechter Internetverbindung in den meisten Online-Meeting Programmen keine Verbesserung: Auch ein schwarzes Bild beansprucht Bandbreite, denn es hat genauso viele Pixel.

 

In der Kürze liegt die Würze

Was für klassische Besprechungen gilt, sollte auch im virtuellen Raum beachtet werden: Eine Videokonferenz sollte 90 Minuten nicht überschreiten. Danach nimmt die Aufmerksamkeit der Teilnehmer drastisch ab.

Tipps für Online-Meetings

Planen Sie eine effektive Zusammenfassung

Schließen Sie am Ende des Anrufs nicht nur die Leitung. Beenden Sie stattdessen mit einer kurzen Zusammenfassung der getroffenen Entscheidungen und vereinbarten Maßnahmen. Lassen Sie außerdem alle wissen, was als nächstes zu erwarten ist, z.B. dass Sie:

  • Besprechungsprotokolle oder einen Link zur Konferenzaufzeichnung versenden
  • Fragen beantworten, die während der Besprechung nicht gestellt werden konnten
  • Vorkehrungen treffen für das nächste Online-Meeting oder Follow-up mit Teilnehmern
  • Kanäle nutzen, um sich bei Teilnehmern für ihre Aufmerksamkeit bedanken 

Ein erfolgreiches Online-Meeting erfordert die aktive Teilnahme jedes Teilnehmers. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung für ihre Bemühungen, indem Sie sich bedanken, bevor Sie die Leitung schließen.

 

Fazit

Online-Meetings und Videokonferenzen sind ein effizientes Kommunikationsmittel und eine unschätzbare Methode, um Menschen zusammenzubringen und können Ihnen auch in Zukunft (nach Corona) sicherlich helfen Ihre Reisetätigkeit zu optimieren. Wenn Sie ein grundlegendes Verständnis der Abläufe entwickelt haben und routiniert damit umgehen können, können Sie sich auf Ihre Gesprächspartner und deren Anliegen konzentrieren. So ermöglichen Sie eine flüssige Kommunikation und können zu Ergebnissen gelangen, die denen einer persönlichen Begegnung Face to Face nahekommen

Auch wir bei stelcon® setzen derzeit in unseren Beratungsgesprächen auf das Medium Online-Meeting, überzeugen Sie sich davon und Vereinbaren Sie einen Beratungstermin.

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Ingo Töpfer

Autor: Ingo Töpfer

Ingo Töpfer ist seit 1993 in der Baustoffbranche tätig. Als Fachberater im Unternehmen Heidelberger Zement verantwortete er u.a. die Konzeption und den Vertrieb von Estrich und Betonflächen und beschäftigte sich mit der Baustoffentwicklung. Seit 2003 verstärkt er das Team der BTE stelcon GmbH als Produktmanager und Vertriebsleiter Bahnsysteme. Als Referent ist er auf div. Fachveranstaltungen u.a. bei Berufsakademien, Sachverständigenorganisationen, der Deutsche Bahn AG sowie beim Eisenbahnbundesamt unterwegs.
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